מערכת ידע, קליטה וחניכה למשרדים

הידע של המשרד שלכם,
זמין לכל עובד, בכל רגע.

Sapir אוספת את הידע מהעובדים הוותיקים, ומחזירה אותו לכל עובד דרך מנטור שעונה על כל שאלה, לפי הנהלים של המשרד. עובדים חדשים נהיים עצמאיים מהר יותר, והוותיקים חוזרים לעבודה שלהם.

מכירים את זה?

כל הידע של המשרד נמצא בראש של כמה עובדים ותיקים. וכל שאלה עוצרת אותם.

"איך מטפלים אצלנו בלקוח כזה?"עובדת חדשה נכנסתוהחפיפה לוקחת חודשים. מישהו ותיק מפסיק לעבוד כדי להסביר.
"איפה הטופס? למי מעבירים?"אותן שאלות, כל יוםהמנהל והוותיקים עונים שוב ושוב על אותם דברים, במקום לעבוד.
"רק היא ידעה איך עושים את זה"עובד עוזבולוקח איתו את כל מה שהוא יודע. מתחילים מאפס.

איך זה עובד?

בלי התקנות ובלי שרתים. הכל דרך הדפדפן, מכל מחשב.

1

אדל, המראיינת, אוספת את הידע

במשך שבועיים, 7–10 דקות ביום, אדל משוחחת עם כל עובד על תהליכי העבודה שלו. מהמחשב או מהטלפון.

אדלאיך פותחים אצלכם תיק ללקוח חדש?
העובדקודם בודקים שכל המסמכים הגיעו, ואז…
2

המנהל מאשר

כל פריט ידע נכנס למערכת רק אחרי אישור של המנהל. ככה המנטור עונה רק לפי מה שנכון אצלכם.

3

מסלול קליטה מוכן לכל עובד חדש

לומדת, מתרגלת, נבחנת. צעד אחרי צעד, במסלול של עובד ותיק בתפקיד, עד שהיא עצמאית.

4

המנטור עונה על כל שאלה, עם מקור

לפי הנהלים של המשרד, ולא תשובות כלליות מהאינטרנט. שאלה שעוד אין לה תשובה עוברת לעובד שמכיר את התחום ולמנהל, והתשובה נכנסת לידע.

עובדת חדשהלקוח שלח קבלות באיחור. מה עושים?
המנטורלפי הנוהל של המשרד: מקלידים אותן בחודש הנוכחי ומסמנים לבדיקה.
מקור: נוהל קליטת מסמכים · אושר ע״י המנהל

מה כל אחד מקבל

מערכת אחת, שלושה סוגי משתמשים.

המנהל

  • פחות הפרעות ושאלות חוזרות
  • שליטה מלאה במה שנכנס למערכת
  • הידע נשאר במשרד, גם כשעובד עוזב
  • הוספה והסרה של עובדים בעצמו

עובד חדש

  • מסלול קליטה מוכן מהיום הראשון
  • מנטור שזמין תמיד, בלי להתבייש לשאול
  • עצמאי תוך שבועות, לא חודשים

עובד ותיק

  • תשובות בנושאים שהוא פחות מתעסק בהם
  • כלים שמקצרים את העבודה השוטפת, כמו ניסוח מיילים ומכתבים
  • הידע שלו מקבל קרדיט

בטוח ופרטי

בנינו את המערכת כך שמידע רגיש של לקוחות פשוט לא נכנס אליה.

רק מי שהוזמן נכנסהמנהל קובע מי משתמש במערכת, ומסיר עובד שעוזב באותו יום.

בלי פרטים מזהים של לקוחותהמערכת שומרת נהלי עבודה, לא מידע על לקוחות. לקוח מופיע רק לפי קוד משרד.

חיבור מוצפןכל התקשורת עם המערכת מוצפנת.

אישור מנהל לכל פריט ידעשום דבר לא נכנס למערכת בלי שהמנהל ראה ואישר.

פיילוט למשרדים הראשונים

  • הקמה וליווי אישי, מפגישת הפתיחה ועד שהצוות עובד עם המערכת
  • מחיר השקה מיוחד למשרדי הפיילוט
  • מדד הצלחה שנקבע יחד מראש, ונמדד בסוף הפיילוט
  • בלי התחייבות ארוכה
אני רוצה לשמוע על הפיילוטמתאים למשרדים מ-5 עובדים ומעלה: רואי חשבון, סוכנויות ביטוח, עורכי דין, משרדי ניהול ועוד.

שאלות נפוצות

כמה זמן זה דורש מהמשרד?

מהמנהל: שעה לפגישת פתיחה, ועוד 10–15 דקות ביום בשבועיים הראשונים לאישור פריטי ידע. מכל עובד: 7–10 דקות ביום באותם שבועיים. בסוף השבוע השלישי המערכת פתוחה לכל הצוות.

צריך להתקין משהו?

לא. המערכת עובדת דרך הדפדפן, מכל מחשב. אין שרתים, אין התקנות, ואין צורך במנוי נוסף לאף ספק.

במה זה שונה מ-ChatGPT?

ChatGPT עונה תשובות כלליות מהאינטרנט. Sapir עונה רק לפי הנהלים של המשרד שלכם, שהמנהל אישר, ומציינת את המקור לכל תשובה.

מה עם מידע רגיש של לקוחות?

המערכת שומרת נהלי עבודה, לא מידע על לקוחות. אין בה מספרי זהות או פרטים מזהים, ולקוח מופיע רק לפי קוד משרד.

כמה זה עולה?

המחיר נקבע לפי מספר העובדים במשרד, וכולל הכל: המערכת, האחסון וה-AI. למשרדי הפיילוט יש מחיר השקה. בשיחה קצרה נתאים הצעה לגודל המשרד שלכם.

מה קורה אם רוצים להפסיק?

אין התחייבות ארוכה. אפשר להפסיק בהודעה מראש, והמשרד יכול לקבל ייצוא של הידע שנאסף.

רוצים לראות איך זה ייראה אצלכם?

הדגמה של 20 דקות, בזום או במשרד, בלי התחייבות.

054-840-8149 ספיר בריל